トヨタ/タクティー ヘッドランプ(ロービーム)用バルブ ホワイトビームIII H1 V9119-3039 入数:2個 ニッサン セフィーロ ワゴン ティーノ バサラ フーガ その他ライト
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MONOLISIXでは、から現在まで、約20名のスタッフ全員がテレワーク(リモートワーク )で働いています。
しかし、コロナが課題となった当初、全員がテレワークで働くことに関して社長は完全に反対派でした。

起業当初からトップダウン方式ではなくボトムアップでアイデアをだしあって事業を構築してきた当社。仕事後の飲みにケーションでも熱く議論を重ねるようなカルチャーだったこともあり、コロナが深刻化してテレワークに切り替えたあとでも、「大事なコミュニケーションが不足する」「人間関係が希薄になる」とテレワークの継続については後ろ向きだったのです。
しかしいまや、「コロナが終わっても当然テレワークは続けるに決まってる!」と断言するほどの超推進派になっています(笑)。

この1年で社長に何があったのか……?直撃インタビューで迫ります!

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去年の3月、突然のコロナ騒ぎで「なんか、テレワークにするしかない感じ?!」というノリでの急な決定でしたよね。

社長

するしかないというネガティブな感じではなくて、どうせならいち早く新しい働き方にチャレンジしてみよう!ってポジティブ発想でスタートしたんだけど…笑
とはいえ、全員でテレワークをはじめた当初は、どんなツールを使って連絡をするのか、ミーティングは何を使ってやるのか、その頻度は、とか、何も決めないままの見切り発車ではあったね。
オフィスで働いていた時の体制のまま、ツールももともと使ってたチャットワークだけで…

テレワーク、社長はかなり抵抗していた記憶があります(笑)。

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今思い出すとなんであんなに反対していたのか不思議なぐらいだけど(笑)、やりとりが事務的になって想いを伝えられないってイメージもあったし、特に初めての新卒スタッフを迎える直前というタイミングでもあって教育がうまくいくイメージが湧かなかったよね…。
そもそもみんなでワイワイ働く社風だったから、1人で家で働くとか…なんかただ単純に寂しいなあってのもあって…
ただ、『うまくいかないだろう』の気持ちと同じくらい、『どうせやるなら、いち早くやって成功してやる』という気持ちがあったのも本当

3月早々だったから、全員フルテレワーク化する判断はたしかに早かったですよね。
実際テレワークを始めてみて、社長としては何がいちばん困りましたか?

社長

繰り返しになるけど「想い」を伝えるためにはどうすればいいのかって悩んだねー。社長をはじめとするリーダー達の仕事ってこの「想い」を伝えることでもあるから。社長さんならまず真っ先にこの部分が気になるんじゃないかな。
チャットやメールのテキストでも言葉や指示は伝えられるけど、実は事業を進めるためにはこの「想い」を伝えるのってすごく大事なんだよね。
リアルのコミュニケーションでは身振り手振りや表情、声のトーンなどを使って熱量を伝えることができるんだけど、テキストや音声だけではいかんせん全体的な情報量が不足しがちで「想い」が伝えられない。

なるほど。社長ならではの悩みですね。

社長

業務的な話でいうとタスク管理。紙の付箋をパソコンに貼るとか、スマホのアプリを使うとか、TODO管理は人それぞれだと思うけど、テレワークでは他の人のタスク漏れにはなかなか気づけず、手遅れになりがち。
オフィスではさりげない会話の中でリマインドし合ってたことに気づいた。

耳が痛いです…。ほかには?

社長

会話の仕方、いや、話しかけ方かな。
いまどんな状態か見えないから話しかけていいかどうかタイミングがつかみにくいし、自宅だと服装や部屋もプライベート感があるからいきなりビデオ通話するのもなんか悪いし。
最初は、けっこう電話をかけてた記憶がある。直接話せるし、出るまでに猶予の時間があるのが良かったのかも

ああ、覚えてます。気を使い合う感じで、どうしても必要最低限の業務連絡になっちゃう感じでしたよね。

社長

そうそう。うちはコロナ前からテレワークしているスタッフが2人いたし、SNSに慣れてる20代も多いからテレワーク自体には肯定的なメンバーが多かったけど、雑談が減って余白がない状態なのが1ヶ月くらいして課題に上がってきた

いろんなミーティング方法を試しましたねぇ。ひたすらテキストチャットで会話を続けてみるとか!

社長

あれは提案されたときもクレイジーだと思ったけど、実際やってみてもクレイジーだった…
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音声のみのミーティングは賛否あって、問題ないというメンバーもいたけど、最終的に全体ミーティングはビデオ会議ツールに落ち着いた。

場を仕切ることが多い立場として、気を付けていることはありますか?

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ミーティングの初めに、業務と関係ない話を意識的に取り入れるようにしてる。あ、あれ、わざとだから(笑)。それをきっかけに冗談を交えての雑談が始まることもあるし、話しやすい雰囲気を作れてる……と、思う

作れてる……と、思いますよ(笑)。ほかに、当時困ったことで覚えていることはないですか?

社長

あ、メンバーのピン PING 二重織りスカート M ホワイト 030 レディス!「帰りまーす」っていう物理的なきっかけがないからダラダラと長時間仕事してしまう人が多いこともわかって、勤怠管理の難しさも感じたかな。

テレワークに慣れるまでは集中力が下がりがちなので、成果としてはオフィスでの労働時間と同じくらいだった可能性もあるとは思いますけど……。でも法的にはサービス残業ですもんね。

社長

いつの間にかブラック企業になってた、とか困るから。あとは、チャットでのやりとりが激増したことでスレッド内で話題が錯綜したり、文章を書くのが苦手なメンバーとのやりとりが非効率になったりしたね。
そのチャットの意図ってこういうこと?って何回も確認したり…

いまとなっては「そんなこともあったな…」という感じですが、チャットも試行錯誤しましたね。思い出すと問題だらけですね。

社長

そのほかの物理的な問題としては、自宅のWi-Fiが弱くてまともに仕事にならないメンバーがオフィスに出勤してしまうとか、電話や郵便物どうするとか、家にプリンターがないと困るとか、そもそも事務所ってもういらなくないか?とか

Wi-Fi工事の依頼が集中していて、なかなか来てくれなかった頃ですね。物理的な問題は解決を後回しにできないから、社長や総務担当者は特に大変だったと思います。

社長

取り急ぎWiFiルーターをいくつか購入してスタッフに貸し出したりしたね。対社外でも、取引先の人がIT苦手でWEBミーティングにログインできないとかもあったし。テレワーク始めたのが早かったから、あの頃はいろんな人から『どうやればいいの?』って相談されまくってたな…

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さてここからは、MONOLISIXでどのようにしてこれらの課題を解決してきたかを聞いていきます。スタッフであるインタビュアー自身がすでに知っている話も多いですが、記事にするためのインタビューということで、そこはよろしくお願いします!

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まず、いちばんの悩みの種だった「想い」の伝え方についてはどのように解決したのですか?

社長

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たしかに!ビデオミーティングでも熱いやり取りしてますもんね笑。

タスク管理についてはどうですか?

社長

タスク管理については、タスク管理ツール『Yodonami? B&W P5 ヘッドホンに対応 アップグレードケーブル 3.5mmケーブル 銀メッキケーブル』導入が大きかった。
タスクの担当者も設定できて、担当者として追加されると通知が来る。本人も忘れづらいし、他の人のタスクも可視化されるから、タスク漏れが減った実感がある。

Wrikeは、TODOリストとはちょっと違いますもんね。

社長

そう、プロジェクトごとに階層構造でタスクを管理できるから、タスク単体じゃなくプロジェクト全体の進捗を把握しやすいのがいいね。

でも、最近になって問題も出てきましたよね。

社長

それな…。良くも悪くも自由度が高いし、直感的に使いやすいツールとも言い切れないから、時間が経つごとにメンバーごとの使い方のバラつきが大きくなってきた。使い方のルールをちゃんと決めて定期的に見直さないともったいないよね。

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では、話しかけにくい問題はどうでしょう?

社長

全体ミーティングやプロジェクト会議はビデオ会議ツール(GoogleMeet)だけど、普段のちょっとした確認や会話は音声チャットツールの『Discord(ディスコード)』を使ってる

Discordを使うメリットは?

社長

Discordのポイントは、誰がログインしているかが可視化されることと、チャンネル(部屋、ブース)を何個も作成できること。
各メンバーが今いるかいないか、誰がどのルームにいるかが見えるので、いわゆる『バーチャルオフィス』として使いやすいツールだと思う。ルームの移動もワンクリックで簡単だし

マイクのON/OFF、スピーカーのON/OFFも見えるので、状況がわかりやすいのもいいですよね。

社長

マイクがONだと誰かと話してる状態だとわかるし、スピーカーがOFFだと話しかけても聞こえない状態だから、離席中かなとかね。
最初はその運用も試行錯誤してたけど、電話中に入る『PHONE』ルームと、ミーティング中に入る『MEETING』ルームを作ったことで、より状況が見えやすくなった。集中したい時に入る『ZEN(禅)』ルームも好評だね。

電話やミーティングのあとで、ルームを移動し忘れてしまうこともよくあるので反省してます…。あと、会話したあとにマイクをOFFにし忘れて生活音が全部入ってしまう問題もありますね。

社長

それはDiscordの問題ではないけど(笑)。でも、そういうミスを減らせる工夫があるツールがあれば便利だね。

MONOLISIXで開発中の仮想オフィスツール『Taggwork(タグ ワーク)』の開発チームに期待します!
そうそう、Discordについては途中で部屋割りのルールを変えましたよね。

社長

いつだったかな。最初は仕事効率を踏まえて部署ごとのルームを作ってたのを、数ヶ月前にフリーアドレス制(どのルームに入るのも自由)に変えた。理由としては、テレワークだと仕事で関係しない人との会話が極端に少なくなることへの対策。

最初は別のルームに移動したら嫌がってるみたいかなとか、急に入ったらびっくりされるかなとか気を使いましたが、だいぶ定着しましたね。

社長

とはいえ、仕事の効率をあげる意味もあってか、結局チームごとに集まっていることが多いけど、会話の余白が少ない問題の解決方法としては、原則どこにいてもいいっていうルールは悪くないんじゃないかな。

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社長

パソコンのログを記録するような管理方法を取るつもりはないけど、メリハリをつける工夫は大事だと思ってる。
だから、自宅にいれば昼休みは自由に取っても大きな支障はないんだけど、あえて昼休みは~でチャットのやり取りを含めた仕事禁止と決めたり、になったらDiscordから抜けるというルールを作ったり

ルールができてから、社内全体で『業務時間内/業務時間外』という意識は強くなったと思いますね。

社長

あとは見える化のために、ミーティングや外出の予定はGoogleカレンダーに、出退勤時間は労務管理ツールにきちんと入れるというルールも作った。
さすがにそれだけではメンバーのことを把握できないから、月曜と金曜の全体朝礼(ビデオ会議ツール)で顔を見る時間はすごく大事だし、最近取り入れた1on1ミーティング立形ロータンクボールタップ トイレ用 PV48-13 木材 建築資材 設備【同梱不可】[▲][AB]

1on1ミーティングとは
定期的に上司と部下が1対1で行う個人面談のこと。
評価を行う人事面談とは異なり、部下の悩みや状況を具体的に把握しサポートするためのもの。
ミーティングを通じて信頼関係が向上し、部下のモチベーションを高め離職率を低減することというwin-winの効果が期待されている。

出典:E大漁旗 68496 鮮度にこだわる港直送 W1300 ポンジ

あとはえっと、チャットの話ですね。
チャットの問題というより、テキストコミュニケーションが増えたことによる影響というか。

社長

Chatwork(チャットワーク)』は、唯一コロナ前から使ってたツール。使い慣れてたこともあって油断してたけど、いままで口頭で話してたことも全部チャットで送るからチャットの数がすごいことになって、話題をさかのぼるのが大変になったり、いろんな話が錯綜したりした

逆に、個人チャットの1:1でのやりとりは絶対に見えないですしね。

社長

そう、いままではなんとなく漏れ聞こえてたような話を知らないままになることも多かった。メンバーも隠してるつもりはないから、『え、言ったつもりでした』みたいな

今はそういう困難は特に感じてないんですが、どうやって対策したんでしたっけ…。

社長

いったん、話題ごとに細かくスレッド(チャットグループ)を分けたんじゃなかったかな。
でも細かく分けすぎて、AとBは一緒でいいんじゃないかとか、そういえばCは全然使ってないよねとか、どんどんブラッシュアップしていった感じだったはず

ああ、そうでした。最初は、Aのスレッドなのに『そういえばBの話ですけど』って違う話を始めてしまう人もいましたよね。

社長

スレッドごとのテーマをブレさせないのは大事。
テキストで残す情報が増えたことで状況を把握できやすくなったり、言った・言わないが減るのもメリットかな

社長がテレワークに反対していた証拠もしっかり残ってますもんね(笑)。
それはそうと、スレッドの整理以外での運用ルールも見直しましたね。

社長

既読スルーだと読んだかどうかわからないから、了解やありがとうのリアクションをすること』、『MONOLISIXチャット(プロジェクト関係なしの全社チャット)に届いたチャットは5分以内に読むこと』の2つ。全社チャットへの連絡はオフィスでの『おーい、みんなちょっと聞いてくれ』みたいなものだから、無視は厳禁

メンバーの文章力はどうでしょうか?

社長

全員完璧、と言うにはまだ遠いけど、確実に向上してる。
書く機会だけじゃなく読む機会も増えてるから、真似したり反面教師にしたりして身に付けてほしい

その他、郵便物やオフィスといった物理的な問題はどうしましたか?

社長

優先度が高いから、課題が上がるごとに潰していった感じ。
WEBミーティングに入れないみたいなことは、いつのまにかみんなできるようになってたけど…。
優先度がそこまで高くなかったオフィスどうするか問題も、最終的には解約して、多目的に使えるキッチン付きの物件に引っ越した。
小さい事務所に引っ越して経費削減する手もあったけど、YouTubeの撮影ができるとか、レンタルキッチンとして貸しだせるとか、なんならカフェ営業できるとか、おもしろくて新たな売上を生み出すような新しい概念のオフィスを作ってみたい

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ここからは、いまからテレワークを始めようという方へのアドバイス。

今ならわかる、「先にこれやっとけ!」を聞いていきましょう。

最初にああしておけばよかった、と、今になってわかることはありますか?

社長

あれを決めておけばよかったな、という感じの後悔が多いかな

さあ、どんどんお願いします!

社長

まずは、予定や在席状況を見える化する手段を決めておくこと
メンバー同士が気兼ねなく連絡し合ったり、ミーティングを依頼したりするには、そういうことがすごく重要ってわかった。去年の3月時点では情報も少なかったけど、いまはもっと準備できると思う

社長

それから、定例ミーティングや進捗報告の頻度、タイミングを決めておくこと
その頻度やタイミングが自社に合っているかどうかは実際にやってみないとわからないけど、いったん決める。
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社長

取引先との連絡に支障がないようにするのも基本玄関マット 屋外 業務用 75×255cm ロンソフトマット オフィス サイズオーダー ( コンドル 山崎産業 玄関 マット 屋外用 抗菌 防カビ 加工 防炎適合品 砂ホコリ 除去 ) 【 グリーン 】
今はWEBミーティングもかなり定着したけど、ITリテラシーは会社によっても違うし個人差も大きいから、すべてこっちに合わせてもらうのは無理。自分たちがテレワークになることで相手側にストレスがかからないよう、丁寧に相談して準備しないといけない。
当たり前だけど、事務所の電話に誰も出ない、郵便物が溜まってた、なんてこともないように!

ツールについては、どうですか?

社長

ツールの情報収集はできるだけしておいたほうがいい!

Wrike、Discord、チャットワーク、Googleカレンダーなど、弊社で活躍しているツールもありますが…?

社長

すごく便利で、実際とてもよくできてるツールではあるけど、会社のスタイルや業種や人数によって合う・合わないはあるから、共通の正解とまでは言えない。
無料や短期間だけお試しできるツールも多いから、情報はたくさん集めるに越したことはない

合わないツールを使ってしまった場合、どうなると思いますか?

社長

ツールが悪いんだ、という発想にはなかなかならないから、生産性が落ちている原因をメンバーのせいにしてしまうリスクがある
ツールが合ってないのかも、と思えても、情報がないと次を探すのが面倒でずるずると使い続けてしまって非効率な状態が続いたり、次を探している無駄な時間でチームの連携が悪化してしまうこともあり得る

候補のツールをリスト化しておけばサクサク次を試せるし、フィードバックの記録も取りやすいってことですね。

では最後に、迷っている社長さんたちへ、メッセージをどうぞ!

社長

社員を信じろ!!!

そのココロは?

社長

経営者仲間の話を聞いていると、『テレワークなんかしたら社員がサボって生産性が下がるでしょ?』みたいに心配してる社長さんが多いけど、うちはやってみたらサボって困る問題よりも、働きすぎ問題があったくらい。実際に生産性は1.5倍に上がった。
テレワークは原則的に「性善説」で運用するのがポイント。
スタッフを信用してチャレンジしてみてほしい。
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生産性が下がるのは、ツールや仕組みが原因って可能性もある。福利厚生の考え方を変えて、快適な椅子や使いやすいモニターの購入に投資してやる手もあるし、とにかくやる前から諦めずに、やってみたほうがいい!いろんな発見がありますよー

まとめ~インタビューを終えて~

ツールも定着したとはいえ、どれも「完璧に使いこなせていて機能にも不満なし」とまでは言えない。
社内の情報共有や勤怠管理についても、漏れはゼロにはできていない。

インタビューを読んだ方は、テレワーク反対派だった社長が「コロナが終わってもテレワークは続ける」と、まで言うようになった理由がわからず、不思議に思ったかもしれません。実際私たちも、じっくり話を聞けば推進派になったきっかけがわかるのではないかと思っていたのですが、「いつのまにか」としか言いようがないことに驚きました(笑)。

でも、MONOLISIXではこの1年と数ヶ月、常に試行錯誤を繰り返してきました。

少しずつ少しずつ改善していく中で、ミスや不満の量が「オフィスで働いていたときとそう変わらない」と社長が実感できるくらいに減ったということなのでしょう。
そうなれば、通勤時間というロスがなく、居住地に囚われず人材を募れるテレワークのほうがメリットが大きくなります。
実際、テレワーク開始後に東京と福岡のメンバーが加わりました(弊社は名古屋)。

そして、「慣れ」による成長も大いにあると思います。

  • Discordで在席状況を確認して気を使っていたはずが、いつのまにかさほど気にならなくなる。
  • チャットのスレッドの使い分けを意識して疲れることもなくなるし、文章を打つスピードも上がる。
  • 違和感しかなかったはずのオンライン飲み会が、いつの間にかそこそこ盛り上がるようになっている。

など。
生まれたての赤ちゃんの毎日に劇的な変化はありませんが、1年経てば歩いていますよね。
小さな努力の積み重ね+慣れで、弊社メンバーは確実に成長したのだと思います。

これからの時代、オフィスワークに加えてテレワークもこなせるスキルを身に付けることは絶対に損にはなりません。

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MONOLISIXでは、新規ソフトを開発中!

なんと弊社では上記に述べた多くの知見をもとにバーチャルオフィスツールを開発中です!

現在はDiscordという音声チャットツールをバーチャルオフィスツールとして使っていますが、Discordはもともとゲーム配信用のアプリなのでテレワークに特化していません。テレワークには不要余分な機能を削ぎ落として、デスクトップに溶け込むような使い心地をコンセプトに開発を進めています。

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あるいは、本当はオフィスで仕事をしたいけれど、仕方なくテレワークをしている方。

「むしろテレワークのほうが良いじゃん!」と思えるようなアプリを作るのでお楽しみに!

目次
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